ch_1 RMK sistem infomasi akuntansi

BERBAGAI ELEMEN SISTEM

Dari mana pun asalnya, semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama . definisi berikut ini menjelaskan bahwa :

                Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.

Definisiumum ini akan di analisis lebih lanjut dalam bagian berikut untuk mendapatkan pemahaman mengenai bagaimana definisi sistem di aplikasikan dalam perusahaan dan sistem informasi.

Banyak komponen .  Sebuah sistem harus lebih dar satu bagian . Contohnya sebuah yoyo yang di buat dari kayu dan diselipkan sebuah tali adalah sebuah sistem. Tanpa tali tersebut, yoy itu bukanlah suatu sistem.

Berhubungan .  Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama .

Sistem versus subsistem .  Perbedaan antara istilah siste dan subsistem adalah dari segi perspektif. Dalam buku ini kedua istilah tersebut dapat saling menggantikan. Sistem disebut subsistem ketika dipandang hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut hanya menjadi bagian dari sistem yang lebih besar.

Tujuan. Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat memberikan ukuran waktu,daya listrik,atau informasi, sistem tetap mengarah ke suatu tujuan.

Dekomposisi Sistem.  Dekomposisi adalah proses membagi sistem menjadi berbagai bagian subsistem yang lebih kecil.

Interpedensi Subsistem.  Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada efektivitasnya fungsinya dan interaksi yang harmonis antara subsistemnya.jika sebuah sistem yang sangat penting rusak dan tidk dapat lagi memenui tujuan tertentunya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya. Contohnya jika pompa bahan bakar rusak, maka sistem bahan bakar akan gagal memenuhi tujuannya. Kerusakan sistem bahan bakar menyebabkan kerusakan sistem secara keseluruhan.

KERANGKA KERJA UNTUK SISTEM INFORMASI

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data di kumpulkan, di proses menjadi informasi dan di distribusikan ke para pengguna.

Transaksi adalah kegiatan yang mempengaruhi atau merupakan kepentingan dari perusahaan serta diproses oleh sistem informasinya sebagai unit pekerjaan.

Definisi ini meliputi kegiatan yang bersifat keungan maupun non keuangan. Karena transaksi keungan penting pemahaman akuntan terhadap sistem informasi, maka di butuhkan definisi yang lebih tepat untuk jenis transaksi ini : Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dan yang di cerminkan dalam bebagai akun, serta diukur dalam berbagai ukuran keuangan.

Penjualan produk ke pelanggan, pemeblian, persediaan dari pemasok , serta pengeluaran dan penerimaan kas adalah contoh dari transaksi keuangan. Setiap perusahaan terikat secara hukum untuk memproses berbagai jenis transaksi ini.

                Transaksi non keuangan meliputi semua kegiatan yang diproses oleh keuangan perusahaan melalui sistem informasi tetapi yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan . Contohnya, menambahkan pemasok baru bahan baku kedaftar para pemasok yang valid adala kegiatan yang dapat di proses oleh sistem informasi sebagai sebuah transaksi.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem

1.       Sistem pemrosesan transaksi ( transaction processing system-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan

2.       Sistem buku besar/pelaporan keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan laporan keungan seperti laporan laba rugi,neraca,arus kas, pengembalian pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum

3.       Sistem pelaporan manajemen (management reporting system-MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang di butuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggung jawaban.

SISTE INFORMASI MANAJEMEN

Pihak manajemen sering kali membutuhkan informasi yang jauh di luar kemampuan SIA. Dengan berkembangnya ukuran perusahaan dan kompleksnya, maka akan timbul berbagai area fungsional tertentu yang membutukan tambahan informasi

Transaksi yang di proses oleh sistem informasi                 Transaksi keuangan                                                           Informasi                   Transaksi non keungan

Untuk perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penjualan,perencanaan gudang persediaan, riset pasar dan lain sebagainya. Sistem informasi manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non keuangan yang biasanya tidak diproses oleh SIA biasa.

SUMBER DATA

sumber data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi keuangan eksternal adalah data yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan. Contohnya meliputi penjualan barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas. Transaksi keuangan internal adalah melibatkan pertukaran atau perpindahan sumber daya dalam perusahaan. Contohnya meliputi perpindahan bahan baku menjadi barang dalam proses , penggunaan tenaga kerja dan overhead untuk barang dalam proses, konversi barang dalam proses menjadi persediaan barang jadi, serta depresiasi pabrik dari perlengkapan.

PENGUMPULAN DATA

Pengumpulan data adalah tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk kedalam sistem valid,lengkap, dan bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal, ini adalah tahap yang paling penting dalam sistem. Jika kesalahan transaksi masuk ke pengumpulan data tanpa terdeteksi, sistem akan memproses kesalahan tersebut dan menghasilkan output yang salah serta tidak andal.

                Terdapat dua aturan yang menentukan dalam desain prosedur pengumpulan data : relevansi dan efisiensi. Sistem informasi harus hanya menangkap data yang relevan. Pekerjaan desainer sistem adalah menentukan apa saja yang relevan dan tidak relevan. Tahap pengumpulan data harus didesain agar dapat menyaring berbagai fakta yang tidak relevan dari sistem. Prosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan data sekali saja. Data ini kemudian akan disediakan ke banyak pengguna. Menangkap data yang sama lebih dari sekali mengarah pada redundansi dan ikonsistensi data. Sistem informasi memiiki kemampuan pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data yang terbatas.

MANAJEMEN BASIS DATA

Basis data atau database adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan , bisa juga dimkatakan penyimpanan arsip atau disket komputer. Atribut data adalah bagian mendasar dari calon data yang berguna dalam basis data. Record adalah serangkaian lengkap atribut untuk satu kejadian dalam suatu kelas entitas. Contohnya, alamat, dan saldo pelanggan adalah satu kejadian dalam kelas piutang . file adalah serangkaian record yang lengkap dari suatu kelas yang identik. Contohnya semua record piutang usahadari suatu perusahaan akan membentuk file piutang usaha.

                Pekerjaan manajemen basis data melibatkan tiga pekerjaad dasar : penyimpanan, penarikan, dan penghapusan . pekerjaan penyimpanan menetapkan berbagai kunci untuk berbagai record baru dan menyimpannya dalam lokasi yang sesuai dalam basis data. Penarikan adalah pekerjaan mencari dan mengesktraksi record yang ada dari basis data untuk diproses. Setelah pemrosesan selesai, pekerjaan penyimpanan akan menyimpan kembali record yang telah diperbaharui ketempatnya dalam basis data. Penghapusan adalah pekerjaan untuk secara permanen memindahkan berbagai record yang usang atau redundan dari basis data .

PEMBUATAN INFORMASI

Pembuatan informasi adalah proses menyusun,mengatur,memformat dan menyajikan informasi ke para pengguna. Informasi dapat berubah dokumen operasional seperti pesanan penjual, laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar komputer.

Tujuan Sistem Informasi

Terdapat tiga tujuan dasar yang umum didapati di semua sistem . tujuan tersebut adalah :

1.       Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang di wajibkan. Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai laporan pertanggung jawaban.

2.       Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen. Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang di butuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.

3.       Mendukung operasional harian perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara yang efisien dan efektif.

SEGMEN BISNIS

Perusahaan terdiri atas berbagai unit atau segmen fungsional. Perusahaan di atur menjadi beberapa segmen untuk meningkatkan efisiensi internal melalui spesialisasi tenaga kerja dan alokasi sumber daya yang efektif dari segi biaya.para manajer dalam sebuah segmen dapat memfokuskan perhatian mereka dalam berbagai area tanggung jawab yang terbatas untuk mencapai tingkat efisiensi operasional yang lebih tinggi.

                Ada beberapa cara untuk mengatur segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi berdasarkan :

1.       Lokasi Geografis banyak perusahaan memiliki operasi yang tersebar di seluruh negara dan di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan tersebut melakukan hal ini untuk mendapat akses ke berbagai sumber daya, pasar, atau lini distribusi.

2.       Lini Produk. Perusahaan yang memproduksi banyak sekali jenis produk sering kali mengatur organisasinya berdasarkan lini produk, dengan menciptakan berbagai divisi yang terpisah untu tiap produk.

3.       Fungis Bisnis. Segmentasi fungsional membagi perusahaan ke dalam berbagai area tanggung jawab khusus berdasarkan pekerjaan. Contoh dari segmen bisnis adalah pemasaran,produksi,keuangan dan akuntansi.

FUNGSI AKUNTANSI

Fungsi akuntansi mengelola sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini, fungsi ini memainkan dua peran penting di pemrosesan transaksi pertama, akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi perusahaan. Ini meliputi berbagai kegiatan seperti pemindahan bahan baku dari gudang ke produksi, pengiriman barang jadi ke pelanggan, arus kas masuk ke perusahaan dan menyimpan ke bank, pembelian persediaan, serta pembebasan kewajiban keuangan. Kedua, fungsi akuntansi mendistribusikan banyak dari tugas informasi transaksi ke personel operasional untuk mengoordinasikan banyak dari tugas penting mereka .

EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI

Tiap model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih lama tidak dengan segera di gantikan oleh teknik yang lebih baru. Akuntan yang modern perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua pendekatan SIA yang mungkin akan di hadapinya. Buku ini banyak sekali membahas mengenai lima model: proses manual,sistem file datar,pendekatan basis data, model REA dan sistem ERP. Masing-masing model ini dibahas secara singkat .

MODEL PROSES MANUAL

Model proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling tradisional. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan,sumberdaya,dan personel fisik yang merupakan ciri banyak bisnis. Ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengundangan bahan baku, produksi barang untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan serta penempatan pesanan ke pemasok.

                Pertama mempelajari sistem manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara mata kuliah SIA dengan berbagai mata kuliah akuntansi lainnya.mata kuliah SIA seringkali merupakan satu-satunya mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal data,cara pengumpulannya, dan bagaimana serta di mana informasi,berbagai pekerjaan utama, serta pengunaan catatan akuntansi tradisional dalam pemrosesan transaksi, fokus mahasiswa di bentuk menjadi perspektif proses bisnis.

                Kedua, logika proses bisnis lebih muda di pahami jika kita tidak tersembunyi di balik teknologi. Informasi yang di butuhkan untuk memicu dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan,penggudangan, serta pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem informasi.

                Terakhir prosedur manual memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk pemisahan fungsi,supervisi,verifikasi independen, jejak audit, serta pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan sampai terlupakan.

MODEL FILE DATAR

Pendekatan file datar seringkali di hubungkan dengan sistem warisan (legacy system). Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang di implementasikan pada akhir tahun 1960 hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan di gantikan dengan sistem manajemen basis data modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap bekerja dengan teknologi sistem warisan.

                Model file datar (file flat model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang saling berhubungan dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan sistem terintegrasi.

PENYIMPANAN DATA

Sistem informasi yang efisien hanya menangkap dan menyimpan data sekali serta membuatnya menjadi sebuah sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya baik untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali. Beberapa data yang biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusinan,ratusan,atau bahkan, ribuan kali.

KEKINIAN INFORMASI

Kebalikan dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan untuk meperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh jika ada perubahan dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat, perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.

MODEL BASIS DATA

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data.

Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke data yang dibutuhkan mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data ( database management system –DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang di program untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.

MODEL REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan Resources (sumber daya), Events (kegiatan), dan Agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan diantaranya. Setelah di terapkan, baik data akuntansi maupun non akuntansi mengenai fenomena ini dapat di idintifikasi, di tangkap, dan di simpan dalam basis data relasional. Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan.

SISTEM ERP

Perencanaan sumber daya perusahaan ( enterprise resource palnning-ERP) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengitegrasikan berbagai proses bisnis utamanya.

Beberapa model ERP yang umum di temui meiputi :

·         Manajemen Aktiva

·         Akuntansi Keuangan

·         Sumber Daya Manusia

·         Solusi Khusus Industri

·         dll

AKUNTAN SEBAGAI AUDITOR SISTEM

Audit (auditing) adalah bentuk dari pembuktian independen yang dilakukan oleh ahli auditor yang menyatakan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. Audit eksternal seringkali di sebut sebagai ”audit independen” karena dilakukan oleh kantor akuntan publik (KAP) yang independen dari manajernya perusahaan kliennya. Auditor mewakili berbagai kepentingan pemegang kepentingan pihak ketiga atas perusahaan, seperti pemegang saham, kreditor dan badan pemerintah.

AUDIT EKSTERNAL

Secara historis tanggung jawab akuntan eksternal sebagai auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian yang di jelaskan sebelumnya. Pada tahun-tahun terakhir ini, peran ini telah diperluas hingga meliputi konsep kepastian yang lebih luas. Kepastian. Jasa kepastian adalah layanan profesional,termasuk fungsi pembuktian, dan didesain untuk meningkatkan kualitas informasi, baik yang keuangan maupun non keuangan, yang di gunakan oleh para pemuat keputusan. Contoh jasa kepastian dapat di kontrak untuk memberikan infromasi mengenai kualitas atau daya jual suatu produk

                Audit TI. Audit TI (IT Auditing) biasanya dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan yang lebih luas. Auditor TI melakukan pembuktian atas integrasi berbagai elemen sistem informasi perusahaan yang menjadi makin rumit dengan adanya teknologi komputer.

AUDIT INTERNAL

Audit internal adalah fungsi penilaian yang  berada dalam perusahaan. Auditor internal banyak sekali aktivitas atas nama perusahaan, termasuk melakukan audit laporan keuangan, mempelajari kesesuaian operasional perusahaan dengan kebijakan perusahaan dengan kebijakan perusahaan, mengkaji kesesuaian perusahaan dengan kewajiban hukum, mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi dan mengejar pelaku penipuan dalam perusahaan, serta melaksanakan audit TI.

                Seperti yang dapat dilihat,berbagai pekerjaan yang dilakukan oleh auditor eksternal dan internal hampir sama. Fitur yang paling membedakan antara kedua kelompok tersebut adalah kosntituennya. Auditor eksternal mewakili pihak ketiga dari luar, sementara auditor internal mewakili kepentingan pihak manajemen.