BERBAGAI ELEMEN
SISTEM
Dari mana pun asalnya, semua
sistem memiliki beberapa elemen yang sama . definisi berikut ini menjelaskan
bahwa :
Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen
atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama.
Definisiumum ini akan di
analisis lebih lanjut dalam bagian berikut untuk mendapatkan pemahaman mengenai
bagaimana definisi sistem di aplikasikan
dalam perusahaan dan sistem informasi.
Banyak
komponen . Sebuah sistem harus lebih dar
satu bagian . Contohnya
sebuah yoyo yang di buat dari kayu dan diselipkan sebuah tali adalah sebuah
sistem. Tanpa tali tersebut, yoy itu bukanlah suatu sistem.
Berhubungan
. Tujuan umum dari suatu sistem
adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian
berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan
tujuan yang sama .
Sistem
versus subsistem . Perbedaan antara istilah siste
dan subsistem adalah dari segi perspektif. Dalam buku ini kedua istilah tersebut
dapat saling menggantikan. Sistem disebut subsistem ketika dipandang
hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut hanya menjadi
bagian dari sistem yang lebih besar.
Tujuan.
Sistem harus
mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat memberikan
ukuran waktu,daya listrik,atau informasi, sistem tetap mengarah ke suatu
tujuan.
Dekomposisi
Sistem. Dekomposisi adalah proses membagi sistem
menjadi berbagai bagian subsistem yang lebih kecil.
Interpedensi
Subsistem. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuannya
bergantung pada efektivitasnya fungsinya dan interaksi yang harmonis antara
subsistemnya.jika sebuah sistem yang sangat penting rusak dan tidk dapat lagi memenui
tujuan tertentunya, keseluruhan sistem akan gagal memenuhi tujuannya. Contohnya
jika pompa bahan bakar rusak, maka sistem bahan bakar akan gagal memenuhi
tujuannya. Kerusakan sistem bahan bakar menyebabkan kerusakan sistem secara
keseluruhan.
KERANGKA
KERJA UNTUK SISTEM INFORMASI
Sistem informasi adalah
serangkaian prosedur formal dimana data di kumpulkan, di proses menjadi
informasi dan di distribusikan ke para pengguna.
Transaksi adalah kegiatan yang
mempengaruhi
atau merupakan kepentingan dari perusahaan serta diproses oleh sistem
informasinya sebagai unit pekerjaan.
Definisi ini meliputi kegiatan
yang bersifat keungan maupun non keuangan. Karena transaksi keungan penting
pemahaman akuntan terhadap sistem informasi, maka di butuhkan definisi yang
lebih tepat untuk jenis transaksi ini : Transaksi keuangan adalah kegiatan
ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dan yang di cerminkan
dalam bebagai akun, serta diukur dalam berbagai ukuran keuangan.
Penjualan produk ke pelanggan,
pemeblian, persediaan dari pemasok , serta pengeluaran dan penerimaan kas
adalah contoh dari transaksi keuangan. Setiap perusahaan terikat secara hukum
untuk memproses berbagai jenis transaksi ini.
Transaksi non keuangan meliputi semua
kegiatan yang diproses oleh keuangan perusahaan melalui sistem informasi tetapi
yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan . Contohnya,
menambahkan pemasok baru bahan
baku kedaftar para pemasok yang valid adala kegiatan yang dapat di proses oleh sistem
informasi sebagai sebuah transaksi.
SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
Subsistem SIA memproses
berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung
memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem
1. Sistem pemrosesan transaksi (
transaction processing system-TPS), yang mendukung operasi bisnis harian
melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan
2. Sistem buku besar/pelaporan
keuangan (general ledger/financial reporting system-GL/FRS), yang menghasilkan
laporan keungan seperti laporan laba rugi,neraca,arus kas, pengembalian
pajak, serta berbagai laporan lainnya yang disyaratkan oleh hukum
3. Sistem pelaporan manajemen
(management reporting system-MRS), yang menyediakan pihak manajemen internal
berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang di butuhkan
untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan
pertanggung jawaban.
SISTE INFORMASI MANAJEMEN
Pihak
manajemen sering kali membutuhkan informasi yang jauh di luar kemampuan SIA.
Dengan berkembangnya ukuran perusahaan dan kompleksnya, maka akan timbul
berbagai area fungsional tertentu yang membutukan tambahan informasi
Transaksi
yang di proses oleh sistem informasi
Transaksi
keuangan Informasi
Transaksi non keungan
|
Untuk
perencanaan dan pengendalian produksi, perkiraan penjualan,perencanaan gudang
persediaan, riset pasar dan lain sebagainya. Sistem informasi manajemen (SIM)
memproses berbagai transaksi non keuangan yang biasanya tidak diproses oleh SIA
biasa.
SUMBER DATA
sumber
data adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem informasi
baik dari sumber internal maupun eksternal. Transaksi keuangan eksternal adalah
data yang paling umum untuk kebanyakan perusahaan. Contohnya meliputi penjualan
barang dan jasa, pembelian persediaan, penerimaan kas, serta pengeluaran kas.
Transaksi keuangan internal adalah melibatkan pertukaran atau perpindahan
sumber daya dalam perusahaan. Contohnya meliputi perpindahan bahan baku menjadi
barang dalam proses , penggunaan tenaga kerja dan overhead untuk barang dalam
proses, konversi barang dalam proses menjadi persediaan barang jadi, serta
depresiasi pabrik dari perlengkapan.
PENGUMPULAN DATA
Pengumpulan
data adalah tahap operasional pertama dalam sistem informasi. Tujuannya adalah
memastikan bahwa data kegiatan yang masuk kedalam sistem valid,lengkap, dan
bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal, ini adalah tahap yang paling penting
dalam sistem. Jika kesalahan transaksi masuk ke pengumpulan data tanpa
terdeteksi, sistem akan memproses kesalahan tersebut dan menghasilkan output
yang salah serta tidak andal.
Terdapat dua aturan yang
menentukan dalam desain prosedur pengumpulan data : relevansi dan efisiensi. Sistem
informasi harus hanya menangkap data yang relevan. Pekerjaan desainer sistem
adalah menentukan apa saja yang relevan dan tidak relevan. Tahap pengumpulan
data harus didesain agar dapat menyaring berbagai fakta yang tidak relevan dari
sistem. Prosedur pengumpulan data yang efisien didesain untuk mengumpulkan data
sekali saja. Data ini kemudian akan disediakan ke banyak pengguna. Menangkap
data yang sama lebih dari sekali mengarah pada redundansi dan ikonsistensi
data. Sistem informasi memiiki kemampuan pengumpulan, pemrosesan, dan
penyimpanan data yang terbatas.
MANAJEMEN BASIS DATA
Basis
data atau database adalah tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non
keuangan , bisa juga dimkatakan penyimpanan arsip atau disket komputer. Atribut
data adalah bagian mendasar dari calon
data yang berguna dalam basis data. Record adalah serangkaian lengkap atribut
untuk satu kejadian dalam suatu kelas entitas. Contohnya, alamat, dan saldo
pelanggan adalah satu kejadian dalam kelas piutang . file adalah serangkaian
record yang lengkap dari suatu kelas yang identik. Contohnya semua record
piutang usahadari suatu perusahaan akan membentuk file piutang usaha.
Pekerjaan manajemen basis data
melibatkan tiga pekerjaad dasar : penyimpanan, penarikan, dan penghapusan .
pekerjaan penyimpanan menetapkan berbagai kunci untuk berbagai record baru dan
menyimpannya dalam lokasi yang sesuai dalam basis data. Penarikan adalah
pekerjaan mencari dan mengesktraksi record yang ada dari basis data untuk
diproses. Setelah pemrosesan selesai, pekerjaan penyimpanan akan menyimpan
kembali record yang telah diperbaharui ketempatnya dalam basis data.
Penghapusan adalah pekerjaan untuk secara permanen memindahkan berbagai record
yang usang atau redundan dari basis data .
PEMBUATAN INFORMASI
Pembuatan
informasi adalah proses menyusun,mengatur,memformat dan menyajikan informasi ke
para pengguna. Informasi dapat berubah dokumen operasional seperti pesanan
penjual, laporan yang terstruktur, atau sebuah pesan dalam layar komputer.
Tujuan
Sistem Informasi
Terdapat
tiga tujuan dasar yang umum didapati di semua sistem . tujuan tersebut adalah :
1. Mendukung fungsi penyediaan
pihak manajemen. Administrasi mengacu pada tanggung jawab pihak manajemen untuk
mengelola dengan baik sumber daya perusahaan. Sistem informasi menyediakan
informasi mengenai penggunaan sumber daya ke para pengguna eksternal melalui
laporan keuangan tradisional serta dari berbagai laporan lain yang di wajibkan.
Secara internal, pihak manajemen menerima informasi pelayanan dari berbagai
laporan pertanggung jawaban.
2. Mendukung pengambilan keputusan
pihak manajemen. Sistem informasi memberikan pihak manajemen informasi yang di
butuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab pengambilan keputusan tersebut.
3. Mendukung operasional harian
perusahaan. Sistem informasi menyediakan informasi bagi para personel
operasional untuk membantu mereka melaksanakan pekerjaan hariannya dalam cara
yang efisien dan efektif.
SEGMEN BISNIS
Perusahaan
terdiri atas berbagai unit atau segmen fungsional. Perusahaan di atur menjadi
beberapa segmen untuk meningkatkan efisiensi internal melalui spesialisasi
tenaga kerja dan alokasi
sumber daya yang efektif dari segi biaya.para manajer dalam sebuah segmen dapat
memfokuskan perhatian mereka dalam berbagai area tanggung jawab yang terbatas
untuk mencapai tingkat efisiensi operasional yang lebih tinggi.
Ada beberapa cara untuk mengatur
segmentasi perusahaan. Tiga pendekatan yang paling umum meliputi segmentasi
berdasarkan :
1. Lokasi Geografis banyak
perusahaan memiliki operasi yang tersebar di seluruh negara dan di seluruh
dunia. Perusahaan-perusahaan tersebut melakukan hal ini untuk mendapat akses ke
berbagai sumber daya, pasar, atau lini distribusi.
2. Lini Produk. Perusahaan yang
memproduksi banyak sekali
jenis produk sering kali mengatur organisasinya berdasarkan lini produk, dengan
menciptakan berbagai divisi yang terpisah untu tiap produk.
3. Fungis Bisnis. Segmentasi
fungsional membagi perusahaan ke dalam berbagai area tanggung jawab khusus
berdasarkan pekerjaan.
Contoh dari segmen bisnis adalah pemasaran,produksi,keuangan dan akuntansi.
FUNGSI AKUNTANSI
Fungsi
akuntansi mengelola sumber daya informasi keuangan perusahaan. Dalam hal ini,
fungsi ini memainkan dua peran penting di pemrosesan transaksi pertama,
akuntansi menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai
transaksi perusahaan. Ini meliputi berbagai kegiatan seperti pemindahan bahan
baku dari gudang ke produksi, pengiriman barang jadi ke pelanggan, arus kas
masuk ke perusahaan dan menyimpan ke bank, pembelian persediaan, serta pembebasan
kewajiban keuangan. Kedua, fungsi akuntansi mendistribusikan banyak dari tugas
informasi transaksi ke personel operasional untuk mengoordinasikan banyak dari
tugas penting mereka .
EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI
Tiap
model baru berubah karena adanya kelemahan dan keterbatasan dari model
sebelumnya. Fitur yang menarik dalam evolusi ini adalah model-model yang lebih
lama tidak dengan segera di gantikan oleh teknik yang lebih baru. Akuntan yang
modern perlu membiasakan diri dengan berbagai fitur operasional semua
pendekatan SIA yang mungkin akan di hadapinya. Buku ini banyak
sekali membahas mengenai lima model: proses manual,sistem file datar,pendekatan
basis data, model REA dan sistem ERP. Masing-masing model ini dibahas secara
singkat .
MODEL PROSES MANUAL
Model
proses manual adalah bentuk sistem akuntansi yang paling tua dan paling
tradisional. Sistem manual terdiri atas berbagai kegiatan,sumberdaya,dan
personel fisik yang merupakan ciri banyak bisnis. Ini meliputi berbagai
pekerjaan seperti pencatatan pesanan, pengundangan bahan baku, produksi barang
untuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan serta penempatan pesanan ke
pemasok.
Pertama mempelajari sistem
manual membantu pembentukan hubungan yang penting antara mata kuliah SIA dengan
berbagai mata kuliah akuntansi lainnya.mata kuliah SIA seringkali merupakan
satu-satunya mata kuliah akuntansi yang memungkinkan mahasiswa melihat asal
data,cara pengumpulannya, dan bagaimana serta di mana informasi,berbagai
pekerjaan utama, serta pengunaan catatan akuntansi tradisional dalam pemrosesan
transaksi, fokus mahasiswa di bentuk menjadi perspektif proses bisnis.
Kedua, logika proses bisnis
lebih muda di pahami jika kita
tidak tersembunyi di balik teknologi. Informasi yang di butuhkan untuk memicu
dan mendukung berbagai kegiatan seperti penjualan,penggudangan, serta
pengiriman adalah penting dan terpisah dari teknologi yang mendasari sistem
informasi.
Terakhir prosedur manual
memfasilitasi pemahaman mengenai aktivitas pengendalian internal, termasuk
pemisahan fungsi,supervisi,verifikasi independen, jejak audit, serta
pengendalian akses. Oleh karena sifat manusia terdapat dalam inti berbagai isu
pengendalian internal, maka arti penting dari aspek sistem informasi jangan
sampai terlupakan.
MODEL FILE DATAR
Pendekatan
file datar seringkali di hubungkan dengan sistem warisan (legacy system).
Sistem ini berupa sistem mainframe besar yang di implementasikan pada akhir
tahun 1960 hingga 1980-an. Kini berbagai perusahaan masih menggunakan secara
luas sistem ini. Akan tetapi, akhirnya sistem tersebut akan di gantikan dengan
sistem manajemen basis data modern, tetapi sementara para akuntan harus tetap
bekerja dengan teknologi sistem warisan.
Model file datar (file flat
model) menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang saling berhubungan
dengan file lainnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri
file datanya sebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi,
pemrosesan data dilakukan oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan sistem
terintegrasi.
PENYIMPANAN
DATA
Sistem
informasi yang efisien hanya menangkap dan menyimpan data sekali serta
membuatnya menjadi sebuah sumber yang tersedia bagi semua pengguna yang
membutuhkannya. Dalam lingkungan file datar, hal ini tidak mungkin. Untuk
memenuhi kebutuhan pribadi para pengguna, perusahaan harus menanggung biaya
baik untuk prosedur pengumpulan maupun penyimpanan yang dilakukan beberapa kali.
Beberapa data yang
biasanya digunakan bersama dapat diduplikasi sebanyak lusinan,ratusan,atau bahkan,
ribuan kali.
KEKINIAN
INFORMASI
Kebalikan
dari masalah dalam melakukan pembaruan beberapa kali adalah masalah kegagalan
untuk meperbarui semua file pengguna yang akan terpengaruh jika ada perubahan
dalam statusnya. Jika informasi yang terbaru tidak disebarluaskan secara tepat,
perubahan tersebut tidak akan tercermin dalam data pengguna, hingga
mengakibatkan adanya keputusan yang didasarkan pada informasi yang kadaluarsa.
MODEL BASIS DATA
Perusahaan
dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan
mengimplementasikan model basis data (database model) untuk manajemen data.
Jika
data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses ke
data yang dibutuhkan mencapai tujuan masing-masing. Akses ke sumber daya data
dikendalikan melalui sistem manajemen basis data ( database management system
–DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang di program untuk
mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.
MODEL REA
REA
adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan Resources (sumber daya), Events
(kegiatan), dan Agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan
diantaranya. Setelah
di terapkan, baik data akuntansi maupun non akuntansi mengenai fenomena ini
dapat di idintifikasi, di tangkap, dan di simpan dalam basis data relasional.
Dari tempat penyimpanan ini, tampilan pengguna dapat dibentuk untuk memenuhi
kebutuhan semua pengguna dalam perusahaan.
SISTEM ERP
Perencanaan
sumber daya perusahaan ( enterprise resource palnning-ERP) adalah model sistem
informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengitegrasikan
berbagai proses bisnis utamanya.
Beberapa
model ERP yang umum di temui meiputi :
·
Manajemen
Aktiva
·
Akuntansi
Keuangan
·
Sumber
Daya Manusia
·
Solusi
Khusus Industri
·
dll
AKUNTAN SEBAGAI AUDITOR SISTEM
Audit (auditing) adalah bentuk
dari pembuktian independen
yang dilakukan oleh ahli auditor yang menyatakan pendapat mengenai kewajaran
laporan keuangan perusahaan. Audit dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. Audit
eksternal seringkali di sebut sebagai ”audit independen” karena dilakukan oleh
kantor akuntan publik (KAP) yang independen dari manajernya perusahaan
kliennya. Auditor mewakili berbagai kepentingan pemegang kepentingan pihak
ketiga atas perusahaan, seperti pemegang saham, kreditor dan badan pemerintah.
AUDIT
EKSTERNAL
Secara historis tanggung jawab
akuntan eksternal sebagai auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian yang
di jelaskan sebelumnya. Pada tahun-tahun terakhir ini,
peran ini telah diperluas hingga meliputi konsep kepastian yang lebih luas. Kepastian. Jasa kepastian
adalah layanan profesional,termasuk fungsi pembuktian, dan didesain untuk
meningkatkan kualitas informasi, baik yang keuangan maupun non keuangan, yang
di gunakan oleh para pemuat keputusan. Contoh jasa kepastian dapat di
kontrak untuk memberikan infromasi mengenai kualitas atau daya jual suatu
produk
Audit TI. Audit TI (IT Auditing) biasanya dilakukan
sebagai bagian dari audit keuangan yang lebih luas. Auditor TI melakukan
pembuktian atas integrasi berbagai elemen sistem informasi perusahaan yang
menjadi makin rumit dengan adanya teknologi komputer.
AUDIT
INTERNAL
Audit internal adalah fungsi
penilaian yang berada dalam perusahaan.
Auditor internal banyak sekali aktivitas atas nama perusahaan, termasuk
melakukan audit laporan keuangan, mempelajari kesesuaian operasional perusahaan
dengan kebijakan perusahaan dengan kebijakan perusahaan, mengkaji kesesuaian
perusahaan dengan kewajiban hukum, mengevaluasi efisiensi operasional,
mendeteksi dan mengejar pelaku penipuan dalam perusahaan, serta melaksanakan
audit TI.
Seperti yang dapat dilihat,berbagai pekerjaan yang
dilakukan oleh auditor eksternal dan internal hampir sama. Fitur yang paling
membedakan antara kedua kelompok tersebut adalah kosntituennya. Auditor
eksternal mewakili pihak ketiga dari luar, sementara auditor internal mewakili
kepentingan pihak manajemen.